PHẦN A
Tin nhắn
- 1Mở Tin nhắn
Cột trái là danh sách cuộc trò chuyện, bên phải là khung chat. Trên điện thoại thì 2 tab [Tin nhắn] [Task] ở đầu màn hình.
- 2Chọn một nhóm hoặc một người để nhắn
Có thể lọc danh sách theo dự án, hoặc dùng ô tìm kiếm để tìm người, nhóm và cả nội dung tin cũ.
- 3Gõ tin và gửi — nhấn dấu + để gửi thêm thứ khác
Bảng + có 8 ô: ảnh, chụp ảnh, tệp, ghi âm, giao việc, bình chọn, nhắc hẹn, Drive. Xem bảng bên dưới.
- 4Nhấn giữ (hoặc bấm chuột phải) vào một tin để mở menu
Trả lời, Sao chép, Sửa, Chuyển tiếp, Ghim tin, Tạo việc từ tin này, Chọn nhiều tin, Xóa.
- 5Xóa tin khi cần
Xóa một tin, chọn nhiều tin rồi xóa, hoặc xóa toàn bộ cuộc trò chuyện.
- 6Chỉnh cài đặt của từng nhóm
Bấm tên nhóm để mở bảng thông tin: ghim hội thoại, bật/tắt thông báo riêng nhóm, xem lại ảnh & tệp đã gửi, đổi hình nền.
Bảng dấu “+” — 8 thứ có thể gửi
Ảnh & Video
Gửi ảnh/video từ máy. Ảnh và video được nén tự động cho nhẹ.
⭐ Cần gói Pro
Chụp ảnh
Mở thẳng camera, chụp và gửi ngay.
⭐ Cần gói Pro
Tệp
Gửi file bất kỳ: PDF, Excel, bản vẽ…
⭐ Cần gói Pro
Ghi âm
Nhấn giữ để nói, thả ra là gửi tin nhắn thoại.
⭐ Cần gói Pro
Giao việc
Tạo việc cho thành viên ngay trong nhóm chat.
Bình chọn
Đặt câu hỏi + các lựa chọn để cả nhóm bấm chọn.
Nhắc hẹn
Hẹn giờ, tới hẹn hệ thống nhắc cả nhóm.
Drive / File phiếu
Nhóm dự án: lấy file từ thư mục Google Drive. Nơi khác: đính kèm file của phiếu.
Tiện ích khác trong khung chat
Các thẻ trong nhóm
Mỗi nhóm có các thẻ: Trò chuyện, Task, Bình chọn, Nhắc hẹn, Phiếu ĐX, Tài liệu. Việc và bình chọn nằm gọn ở thẻ riêng, không trôi mất trong dòng chat.
Nhắc khẩn
Trong bảng “+” có nút Nhắc khẩn — huých cả nhóm khi cần trả lời gấp.
Tìm kiếm toàn hệ thống
Tìm được cả tên người, tên nhóm và nội dung tin nhắn cũ.
Thả cảm xúc & trả lời
Thả biểu tượng cảm xúc lên tin; bấm Trả lời để trích lại đúng tin đang nói tới.
Định dạng chữ
Chữ đậm, nghiêng, gạch chân, gạch ngang, danh sách gạch đầu dòng.
Khóa nhóm (chỉ đọc)
Người quản lý nhóm bấm Tắt chế độ nhắn tin để nhóm chỉ đọc, không ai gửi thêm được.
4 bot tự động (do Admin bật)
Nhắc việc
Nhắc công việc được giao và việc trễ hạn.
Nhắc duyệt & nhắc hẹn
Nhắc phiếu đang chờ bạn duyệt và các hẹn của nhóm.
Cập nhật phiếu
Gửi thẻ phiếu khi có phiếu được tạo / duyệt / từ chối.
Báo cáo tài chính
Gửi báo cáo tài chính định kỳ vào nhóm đã chọn.
PHẦN B
Công việc (Task)
Trang Task gom mọi việc lại một chỗ. Màn hình chia làm 2 tầng lựa chọn: tầng trên chọn xem việc của ai, tầng dưới chọn xem theo kiểu nào.
Tầng 1 — Chọn luồng việc (3 nút)
Việc của tôi
Việc riêng tư của bạn + việc nhóm giao cho bạn. Trả lời câu hỏi “khi nào tôi phải xong?”
Tôi giao
Việc bạn giao cho người khác. Trả lời câu hỏi “ai đang trễ?”
Cả nhóm
Mọi việc trong các nhóm bạn tham gia.
Tầng 2 — Chọn kiểu xem (4 nút)
Bảng
Các cột kéo–thả được. Kiểu xem mặc định.
Danh sách
Liệt kê dọc, dễ đọc nhanh và lọc.
Lịch
Việc xếp theo ngày; việc quá hạn được ghim lên đầu.
Tổng quan
Số liệu và biểu đồ; bấm vào ô đếm sẽ nhảy sang danh sách đã lọc sẵn.
Ở kiểu xem “Bảng”, chọn cách chia cột
Theo Thời gian
Ý tưởng muốn · Cần làm hôm nay · tuần này · tháng này · Sau này · Hoàn thành.
Kéo thẻ sang cột khác thì hệ thống hỏi ngày hạn mới.
Theo To do
Cần thực hiện · Đang thực hiện · Hoàn thành.
Theo Người nhận
Xem ai đang ôm bao nhiêu việc.
Theo Nhóm chat
Gom việc theo từng nhóm dự án.
Thao tác thường dùng
- 1Nhấn Tạo việc ở góc trên bên phải
Chọn 1 trong 2: “Việc riêng tư” (chỉ mình bạn thấy) hoặc “Giao cho nhóm” (chọn nhóm và người làm).
- 2Điền nội dung, hạn và mức ưu tiên
Để trống ô Hạn nghĩa là chưa có hạn. Việc riêng tư có thêm ô Ghi chú, việc nhóm có thêm ô Nhãn.
- 3Người được giao bấm Nhận việc rồi Hoàn thành
CHỈ người được giao mới bấm được 2 nút này — người giao việc không tự bấm thay được.
- 4Kéo thẻ giữa các cột, hoặc mở chi tiết thẻ để chỉnh
Trên điện thoại thì bấm thẻ rồi chọn cột muốn chuyển tới.
- 5Giao việc thẳng từ tin nhắn
Nhấn giữ một tin trong nhóm → “Tạo việc từ tin này”; nội dung tin được điền sẵn.
- 6Xóa thẻ khi không cần
Dùng nút xóa trên thẻ hoặc trong cửa sổ chi tiết.
💡 Lưu ý: Số đỏ ở mục Task là số việc tới hạn cần xử lý; số đỏ ở Tin nhắn là số tin chưa đọc.