ANTRONICPRO

ANTRONICPRO FLOW / 01 · THIẾT LẬP BỐI CẢNH DỰ ÁN

Admin — Cài đặt hệ thống cho công ty

Các bước thiết lập một lần trước khi cả công ty bắt đầu sử dụng.

Các mục dưới đây nằm trong nhóm menu Hệ thống và chỉ tài khoản Admin mới thao tác được. Nên làm lần lượt theo đúng thứ tự bên dưới.

TỔNG QUAN

Thứ tự các bước cần làm

  1. Tạo tài khoảnNgười dùng
  2. Tạo dự ánCông trình
  3. Thêm thành viênGán vào dự án
  4. Cấu hình duyệtWorkflow
  5. Cập nhật kho vật tưExcel / GG Sheet
  6. Kết nối DriveLưu file dự án
  7. Cài thông báoToàn công ty

MỤC 1

Tạo tài khoản người dùng

  1. 1
    Vào Hệ thống → Người dùng

    Danh sách toàn bộ người dùng của công ty.

  2. 2
    Nhấn + Thêm người dùng

    Nhập họ tên, email và mật khẩu ban đầu để cấp cho nhân viên.

  3. 3
    Chọn vai trò

    Admin (toàn quyền), Quản lý, hoặc Nhân viên.

  4. 4
    Điền Chức vụ (tùy chọn)

    Chức vụ chỉ để hiển thị cho dễ nhận người — KHÔNG ảnh hưởng tới phân quyền.

  5. 5
    Lưu lại và gửi thông tin đăng nhập cho nhân viên

    Người dùng đăng nhập bằng email + mật khẩu bạn vừa tạo. Họ cũng có thể tự bấm “Quên mật khẩu?” ở màn hình đăng nhập để đặt lại.

Admin

Quản trị toàn bộ: người dùng, dự án, duyệt, cài đặt. Bỏ qua mọi kiểm tra quyền.

Quản lý

Xem được các mục Dự án / Người dùng / Workflow. Về thao tác trên phiếu thì giống Nhân viên.

Nhân viên

Gửi đề xuất, duyệt phần được giao, dùng các mục nghiệp vụ.

Nếu công ty đang dùng thử: giới hạn 20 tài khoản và 30 ngày. Sắp hết hạn sẽ có dải nhắc ở đầu màn hình; hết hạn thì mọi người bị đưa về màn hình Đã hết hạn dùng thử (dữ liệu vẫn còn nguyên). Liên hệ nhà cung cấp để gia hạn hoặc mở gói Pro.

MỤC 2

Tạo dự án (công trình)

  1. 1
    Vào Hệ thống → Dự án → + Tạo dự án

    Đặt tên và mã hiệu dự án. Mỗi dự án có dữ liệu và cấu hình riêng.

  2. 2
    Mở dự án vừa tạo → Cài đặt để cấu hình chi tiết

    Bên trong có 5 thẻ: Thông tin, Thành viên, GG Sheet, Google Drive, Thông báo.

MỤC 3

Thêm thành viên vào dự án

  1. 1
    Mở dự án → Cài đặt → Thành viên

    Chọn người trong danh sách rồi thêm vào dự án này.

  2. 2
    Cấp Quyền tạo phiếu — có 3 quyền

    Xem bảng 3 quyền ngay bên dưới. Hai quyền đầu được cấp sẵn khi thêm thành viên, quyền thứ ba phải tự bật.

  3. 3
    Cấp Quyền theo dõi thêm (tùy chọn)

    Cho phép một người xem MỌI phiếu của một loại nào đó trong dự án, dù họ không tạo và không duyệt. Chỉ xem, không sửa/xóa/duyệt.

Tạo phiếu mua hàng

Hiện nút Tạo phiếu mua ở mục Đề xuất mua hàng.

✓ Cấp sẵn khi thêm thành viên

Tạo phiếu nhập kho

Hiện nút Nhập kho và nút Xuất GG Sheet.

✓ Cấp sẵn khi thêm thành viên

Cập nhật dữ liệu vật tư kho

Hiện nút Cập nhật vật tư ở Quản lý kho (nạp Excel / đồng bộ GG Sheet).

⚠️ KHÔNG cấp sẵn — phải tự bật cho từng người

Mọi thành viên của dự án đều xem được tất cả phiếu trong dự án đó, và đều gửi được cả 6 loại đề xuất — không cần cấp riêng. Ba quyền ở trên chỉ mở thêm thao tác tạo phiếu mua / nhập kho / cập nhật vật tư.

Quyền Cập nhật dữ liệu vật tư kho là quyền nhạy cảm (nạp sai file là kho đổi theo), nên hệ thống cố ý không cấp mặc định. Nếu ai đó báo “không thấy nút Cập nhật vật tư” thì kiểm tra đúng ô này.

MỤC 4

Cấu hình luồng duyệt (Workflow)

  1. 1
    Vào Hệ thống → Workflow

    Nơi thiết lập những ai sẽ duyệt cho từng loại phiếu.

  2. 2
    Chọn loại phiếu cần cấu hình

    Từng loại đề xuất, Phiếu mua hàng, Phiếu nhập kho đều có luồng duyệt riêng.

  3. 3
    Thêm các bước duyệt theo thứ tự

    Bước 1 → Bước 2 → Bước 3…, mỗi bước chọn một người duyệt. Phiếu đi lần lượt qua từng người.

  4. 4
    Chọn áp dụng chung hay riêng theo dự án

    Có thể đặt luồng duyệt riêng cho một dự án cụ thể, hoặc dùng chung cho cả công ty. Luồng riêng của dự án được ưu tiên.

Không cài người duyệt nào cho một loại phiếu = phiếu loại đó tự động thông qua ngay khi gửi. Hãy cân nhắc: để trống là nhanh, nhưng sẽ không có ai kiểm tra trước.

MỤC 5

Cập nhật kho vật tư (Excel hoặc Google Sheet)

Danh mục vật tư của mỗi dự án được nạp vào hệ thống theo một trong hai cách dưới đây. Chọn cách nào cũng được — dùng Excel nếu công ty chưa dùng Google Sheet, dùng Google Sheet nếu muốn số liệu nối thẳng với file Sheet của dự án.

Cách 1 — Nạp bằng file Excel (đơn giản nhất)

  1. 1
    Chọn dự án cần cập nhật ở ô Dự án đang chọn

    Phải chọn đúng MỘT dự án (không để “Tất cả dự án”) thì nút cập nhật mới hiện ra.

  2. 2
    Vào Quản lý kho → nhấn Cập nhật vật tư → chọn thẻ Upload Excel

    Nút này chỉ hiện với Admin hoặc người đã được cấp quyền “Cập nhật dữ liệu vật tư kho” ở mục 3.

  3. 3
    Nhấn File mẫu để tải file KHO VẬT TƯ.xlsx về máy

    Nên luôn nhập liệu vào đúng file mẫu này để không sai tên cột.

  4. 4
    Điền danh mục vật tư vào file mẫu rồi lưu lại

    Các cột: STT | MÃ HIỆU | VẬT TƯ | ĐVT | KHỐI LƯỢNG THỰC TẾ | KHỐI LƯỢNG HĐ | KHỐI LƯỢNG NGÂN SÁCH | ĐƠN GIÁ | THÀNH TIỀN. Bắt buộc có MÃ HIỆU, VẬT TƯ, KHỐI LƯỢNG THỰC TẾ; cột khối lượng để trống thì hệ thống ghi 0.

  5. 5
    Chọn file vừa lưu rồi nhấn Tải lên & Đồng bộ

    Hệ thống liệt kê trước những thay đổi để bạn xem, xác nhận xong mới thực hiện.

Nạp xong kho sẽ giống hệt file Excel vừa tải lên: vật tư không có trong file sẽ bị xóa; nếu vật tư đó đã nằm trong phiếu nào rồi thì chỉ ẩn đi để giữ lại tra cứu. Vì vậy hãy tải lên file đầy đủ, đừng tải lên file chỉ có vài dòng cần thêm.

Mọi lần nạp đều được ghi lại ở mục Nhật ký cập nhật kho ngay dưới bảng, xem được ai làm và thay đổi những gì.

Cách 2 — Liên kết Google Sheet của dự án

  1. 1
    Mở dự án → Cài đặt → GG Sheet

    Mỗi dự án dùng một file Google Sheet riêng. Không còn cấu hình chung cho cả công ty.

  2. 2
    Dán link/ID file Google Sheet của dự án

    Dùng để đồng bộ vật tư và mở/xuất dữ liệu ra Sheet.

  3. 3
    Lấy mã kết nối (API key) của dự án

    Cấp mã này cho file Google Sheet để nó gửi đề xuất lên web. Có thể tạo lại mã mới khi cần.

  4. 4
    Sau đó vào Quản lý kho → Cập nhật vật tư → thẻ Google Sheets → Đồng bộ vật tư ngay

    Hệ thống lấy danh mục vật tư từ bảng 3.NS trong file Sheet đã liên kết.

MỤC 6

Kết nối Google Drive cho dự án

Mỗi dự án có một thư mục Google Drive riêng để chứa toàn bộ ảnh và file đính kèm của dự án đó. File được lưu vào Drive của chính tài khoản Google bạn kết nối — công ty giữ quyền sở hữu dữ liệu.

  1. 1
    Mở dự án → Cài đặt → Google Drive

    Thẻ này chỉ dùng được khi công ty đã có gói Pro; chưa có thì thẻ bị mờ.

  2. 2
    Bước 1 — Nhấn Kết nối Google Drive và chọn tài khoản Google

    Nên dùng tài khoản Google chung của công ty, không dùng tài khoản cá nhân hay đổi chủ.

  3. 3
    Bước 2 — Dán link thư mục Google Drive của dự án

    Tạo sẵn một thư mục trên Drive, copy link rồi dán vào đây.

  4. 4
    Bước 3 — Bật Lưu file vào Google Drive

    Từ lúc này mọi ảnh/file đính kèm của dự án đi thẳng vào thư mục đó.

Chưa bật Drive thì file đính kèm bị giới hạn khoảng 4,5MB (lưu trên máy chủ hệ thống). Bật Drive rồi thì gửi file nặng thoải mái — ảnh công trường, video, bản vẽ PDF lớn. Đây cũng là điều kiện để gửi tệp lớn trong Tin nhắn.

MỤC 7

Cài đặt thông báo toàn công ty

  1. 1
    Vào Cài đặt → Cài đặt thông báo

    Đặt loại thông báo mặc định cho cả công ty.

  2. 2
    Có thể đặt riêng cho từng dự án

    Trong Dự án → Cài đặt → Thông báo.

  3. 3
    Người dùng tự chỉnh thêm ở Hồ sơ cá nhân

    Thứ tự ưu tiên: cài đặt của từng người > của dự án > của công ty.

Ba thẻ Giao diện, Bảo mật, Sao lưu & Restore trong mục Cài đặt hiện đang khóa, chưa mở dùng. Đây không phải lỗi.

💡 Lưu ý: Sau khi hoàn tất các bước trên, công ty đã sẵn sàng vận hành. Gửi trang hướng dẫn Cài đặt cho người dùng cho nhân viên để họ đăng nhập và cài app lên điện thoại.